Avvocati e investigatori privati: le nuove regole deontologiche emanate dal Garante per la protezione dei dati

Posted on 29 gennaio 2019 by Paola Generali in 2019, News

Il 19 dicembre 2018 l’Autorità garante per la tutela dei dati personali ha definito le nuove “Regole deontologiche relative ai trattamenti di dati personali effettuati per svolgere investigazioni difensive o per fare valere o difendere un diritto in sede giudiziaria” ai sensi dell’art. 20, comma 4, del d.lgs. n. 101/2018

Con Le presenti regole deontologiche Il Garante ha voluto definire le precauzioni da applicare nel trattamento di dati personali durante lo svolgimento di investigazioni difensive o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria sia nel corso di un procedimento, anche in sede amministrativa, di arbitrato o di conciliazione, sia nella fase propedeutica all’instaurazione di un eventuale giudizio, sia nella fase successiva alla sua definizione da parte di:

  • Avvocati e praticanti avvocati (in forma individuale, associata o societaria)
  • soggetti che, sulla base di uno specifico incarico anche da parte di un difensore, svolgano in conformità alla legge attività di investigazione privata

Cosa cambia per l’avvocato:

  • in relazione ai trattamenti effettuati da parte dell’avvocato viene ribadita la necessità di prestare particolare attenzione nelle adeguate istruzioni da impartire per iscritto alle persone autorizzate fornendo concrete indicazioni in ordine alle modalità che tali soggetti devono osservare, a seconda del loro ruolo di sostituto processuale, di praticante avvocato con o senza abilitazione al patrocinio, di consulente tecnico di parte, perito, investigatore privato o altro ausiliario che non rivesta la qualità di autonomo titolare del trattamento, nonché di tirocinante, stagista o di persona addetta a compiti di collaborazione amministrativa.
  • Vengono poi elencate le idonee cautele da adottare per prevenire l’ingiustificata raccolta, utilizzazione o conoscenza di dati in caso di:
    • acquisizione anche informale di notizie, dati e documenti connotati da un alto grado di confidenzialità o che possono comportare, comunque, rischi specifici per gli interessati;
    • scambio di corrispondenza, specie per via telematica;
    • utilizzo di dati di cui è dubbio l’impiego lecito, anche per mezzo di tecniche invasive;
    • utilizzo e distruzione di dati riportati su particolari dispositivi o supporti, specie elettronici (ivi comprese registrazioni audio/video), o documenti (tabulati di flussi telefonici e informatici, consulenze tecniche e perizie, relazioni redatte da investigatori privati);
    • acquisizione di dati e documenti da terzi, verificando che si abbia titolo per ottenerli.
  • In un’ottica di semplificazione l’articolo 3 definisce le modalità di informativa per l’avvocato: si potrà fornire in un unico contesto, anche mediante affissione nei locali dello Studio e, se ne dispone, pubblicazione sul proprio sito Internet, anche utilizzando formule sintetiche e colloquiali, l’informativa sul trattamento dei dati personali (art. 13 del Regolamento)
  • In riferimento ai tempi di conservazione, pur nel pieno rispetto del principio di limitazione, viene chiarito che:
    • la definizione di un grado di giudizio o la cessazione dello svolgimento di un incarico non comportano un’automatica dismissione dei dati;
    • una volta estinto il procedimento o il relativo rapporto di mandato, atti e documenti attinenti all’oggetto della difesa o delle investigazioni difensive possono essere conservati, in originale o in copia e anche in formato elettronico, qualora ciò risulti necessarioin relazione a ipotizzabili altre esigenze difensive della parte assistita o del titolare del trattamento.
  • Viene infine analizzato il tema degli accertamenti ispettivi in ambito privacy. All’avvocato viene infatti riconosciuto il diritto che in sede di ispezione sia presente il presidente del Consiglio dell’ordine competente o un consigliere da questo delegato.

Cosa cambia per l’investigatore privato

  • Vengono definite le modalità di trattamento:
    • ribadite le cautele previste per gli avvocati;
    • precisata la possibilità di intraprendere investigazioni solo sulla base di un apposito incarico scritto che indichi le finalità del trattamento, il diritto che si intende far valere ovvero il procedimento a cui l’investigazione è collegata e i termini entro i quali deve esser conclusa;
  • Per quanto riguarda le collaborazioni, l’investigatore:
    • può avvalersi di altri investigatori solo se indicati nominativamente nell’atto di conferimento dell’incarico;
    • deve fornire indicazioni precise circa il trattamento in questione ai propri autorizzati e i quali accedono solo ai dati strettamente pertinenti alla collaborazione richiesta.
  • In tema di conservazione e cancellazione:
    • conservati per un periodo non superiore a quello strettamente necessario per eseguire l’incarico ricevuto;
    • una volta conclusa la specifica attività investigativa, il trattamento deve cessare e i dati devono essere cancellati, fatta salva la comunicazione alla persona che ha conferito il mandato, il quale può consentire un’ulteriore e temporanea conservazione a fini di dimostrazione della liceità, trasparenza e correttezza delle investigazioni;
    • la pendenza del procedimento alla quale l’investigazione è collegata non legittima l’investigatore a conservare i dati.

La volontà dell’Autorità Garante espressa in queste nuove Regole deontologiche n. 101 – 19 dicembre 2018 [9069653]  sembra voler chiarire alcuni punti controversi che hanno creato non pochi interrogativi tra gli esperti del settore dall’entrata in vigore del nuovo Regolamento, specialmente in tema di informativa e di conservazione del dato del cliente.

Posted by Paola Generali

Managing Director Getsolution

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